Deel niet automatisch alles
Als Veilig Thuis informatie opvraagt, betekent dat niet dat de school het volledige leerlingdossier moet verstrekken. Kijk eerst goed naar de vraag: welke informatie heeft Veilig Thuis nodig en waarom?
Een school kan bijvoorbeeld informatie hebben over verzuim, opvallende gedragsveranderingen, gesprekken met de leerling, contact met ouders of eerdere zorgen die binnen de school zijn besproken. Deel alleen die gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor Veilig Thuis de informatie vraagt.
Dat sluit aan bij een belangrijk uitgangspunt uit de AVG: niet méér persoonsgegevens verwerken of verstrekken dan nodig is.
Praktijkvoorbeeld
Stel: Veilig Thuis vraagt een basisschool om informatie over een leerling van groep 7. De school weet dat de leerling de afgelopen maand regelmatig te laat komt, vaak zonder lunch op school verschijnt en tijdens een gesprek heeft verteld dat er thuis veel spanningen zijn.
In zo'n situatie is het niet nodig om bijvoorbeeld oude toetsresultaten, een volledig ontwikkelingsperspectief of alle correspondentie met ouders mee te sturen als die informatie geen verband houdt met de zorgen van Veilig Thuis.
Wel kan het relevant zijn om feitelijk te beschrijven wat de school zelf heeft waargenomen: hoe vaak de leerling te laat kwam, wat medewerkers hebben gezien en welke uitspraken de leerling zelf heeft gedaan. Maak daarbij duidelijk onderscheid tussen feiten, observaties en vermoedens.
Schrijf dus liever: De leerling kwam in de afgelopen drie weken zes keer te laat en had op vier dagen geen lunch bij zich” dan: Wij denken dat de ouders hun kind verwaarlozen.”
Moeten de ouders toestemming geven?
Ouders en leerlingen worden waar mogelijk betrokken bij zorgen en informatie-uitwisseling. Toch is toestemming niet in alle gevallen noodzakelijk. Zeker wanneer sprake is van vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling kan informatie-uitwisseling onder voorwaarden ook zonder toestemming plaatsvinden. De meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling speelt daarbij een belangrijke rol. De meldcode helpt de school om signalen in kaart te brengen, overleg te voeren, met betrokkenen te spreken en uiteindelijk af te wegen of hulp of een melding bij Veilig Thuis nodig is.
Is de school van mening dat het informeren van ouders risico's kan opleveren voor de veiligheid van de leerling of een ander? Leg dan goed vast waarom is besloten ouders op dat moment niet of pas later te informeren.
Leg de afweging vast
In geschillen over informatieverstrekking draait het achteraf vaak niet alleen om de vraag of informatie mocht worden gedeeld, maar ook om de manier waarop de school heeft gehandeld. Was duidelijk welke informatie nodig was? Waren de gedeelde gegevens feitelijk en relevant? Is zorgvuldig vastgelegd waarom informatie is verstrekt? En zijn ouders op een passende manier geïnformeerd?
Juist daarom is goede dossiervorming belangrijk. Noteer wie om informatie heeft gevraagd, welke gegevens zijn verstrekt, waarom die gegevens noodzakelijk werden gevonden en wie binnen de school bij die beslissing betrokken was.
Wat kun je als school praktisch doen?
Zorg dat medewerkers weten dat een verzoek van Veilig Thuis niet automatisch moet worden doorgestuurd naar degene die toevallig de meeste informatie over een leerling heeft. Bespreek zulke verzoeken met de daarvoor aangewezen medewerker, bijvoorbeeld de intern begeleider, zorgcoördinator of schoolleider.
Controleer vóór verstrekking steeds: wat Veilig Thuis precies vraagt , welke informatie relevant en noodzakelijk is; of de gegevens feitelijk en actueel zijn; of en hoe ouders en de leerling worden geïnformeerd en of de gemaakte afweging goed wordt vastgelegd.
Dus ; informatie delen met Veilig Thuis vraagt niet om zoveel mogelijk informatie, maar om de juiste informatie. Een zorgvuldige afweging, feitelijke formulering en goede vastlegging helpen de school om zowel de veiligheid van de leerling als diens privacy serieus te nemen.
Samen besturen
Deze pagina is onderdeel van ons domein Samen besturen. Verus wil randvoorwaarden scheppen voor geïnspireerd goed onderwijs. Dat doen we door betrokken te zijn bij elkaar en samen te verbinden als gemeenschap, met begrip voor de positie van leden die in hun eigen leergemeenschap functioneren. Bestuurlijke vraagstukken lossen we samen op, met hulp van collega-bestuurders of een adviseur.
